

综合数字档案室是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。
基本原则
文档一体化原则
各单位应坚持文档一体化原则,规划建设本单位的数字档案室,实现办公信息的顺畅交流。
统筹规划原则
数字档案室是单位信息化建设的基础内容,是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中,与办公自动化融为一体,统筹规划建设。
确保安全原则
各单位应健全各种设施,加强管理,确保档案数据的安全。
网络建设
档案数据网建设
档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备,采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料,建设独立的档案数据网,进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网,应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级,明确安全域,按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离,禁止接入因特网。
接入单位办公网和业务网
档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接,进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的,应采取相应措施,确保档案数据安全。
软件系统建设
电子文件归档管理系统
是单位办公自动化系统的组成部分,应按照GB/T 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发,逐步实现电子文件实时归档,网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。
数字档案室管理系统
应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心,涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。
档案进馆和报送管理系统
按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式,按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求,整理应进馆的档案、资料及现行文件,形成报送数据,通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。
档案查询利用系统
在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。数据库建设
包括档案资料目录数据库和电子档案数据库。
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